Met Woocommerce kun je met betrekkelijk weinig moeite een online boekwinkel beginnen. Je kunt het Centraal Boekhuis in Culemborg vervolgens de bestellingen laten afhandelen. Als je het helemaal goed doet, bestiert die boekwinkel dan zichzelf: klanten bezoeken je webwinkel, ze betalen via je payment-provider, bestellingen gaan naar CB en CB stuurt de boeken naar je klanten.
In de praktijk is er in iedere winkel toch altijd wat te doen, ook in een online winkel. Maar je komt een heel eind met de WooCB integratie van Hollands Spoor.
WooCB koppelt het voorraad- en ordersysteem van Woocommerce met het order-afhandelsysteem van het Centraal Boekhuis. Dat gaat als volgt:
Als een bezoeker in een Woocommerce webwinkel een bestelling plaatst, wordt die bestelling na betaling onmiddellijk door WooCB doorgenomen. Een bestelling kan meer dan één product bevatten en niet alle bestelde producten bevinden zich noodzakelijkerwijze als fysiek boek bij het CB. Zeker niet als je naast boeken ook nog andere zaken verkoopt of boeken die je via een ander kanaal levert. Daarom licht WooCB alleen die order-items er uit die het Centraal Boekhuis fysiek kan afhandelen. Van deze order-items maakt WooCB een bestelbericht en stuurt dat naar CB. De Woocommerce order-status wordt naar ‘In behandeling’ gezet en de bestelde titels krijgen een aantekening dat de bestelling ervan naar CB is gestuurd.
Vrij kort hierna stuurt CB een bericht terug, een zogenaamd .ONT-bericht waarin CB meldt dat de order is ontvangen en dat aan de vorm niets mankeert dat uitvoering ervan in de weg staat. Ze melden kortom dat ze er mee aan de slag zullen gaan.
Er kan echter ook wél iets aan die vorm mankeren, bijvoorbeeld dat een postcode van de klant bij CB nog onbekend is. Bij ontvangst van een dergelijk ONT-bericht zet WooCB de status van de bestelling onmiddellijk op ‘On hold’. Menselijk ingrijpen is dan geboden want CB zal deze order niet uitvoeren zonder correctie van de bestelling.
Woocommerce maakt het mogelijk om bij het veranderen van de bestelstatus een mail naar de klant te sturen. Daardoor kan de klant er dus ook van op de hoogte worden gebracht dat CB de order CB zal afhandelen.
Het Centraal Boekhuis zal de bestelde titels vervolgens verzamelen en versturen naar het adres dat WooCB aan het bestelbericht heeft meegegeven. Als dit versturen gelukt is, stuurt CB weer een bericht naar de webwinkel dat WooCB zal ophalen, het zogenaamde .UIT-bericht. Hiermee kan de Woocommerce bestelstatus naar ‘Afgehandeld’ gaan en er kan door de Webwinkel een opgewekte mail naar de klant worden gestuurd. WooCB vist ook de trackingcode van PostNL (of een andere bezorger) uit het UIT-bericht; die kan mee in de klantmail .
Als er iets mis gaat bij het uitvoeren van de bestelling stuurt CB ook een bericht: het NUIT-bericht meldt bijvoorbeeld dat een bestelde titel in herdruk is en daardoor niet leverbaar. Een dergelijk bericht zal de status van de order op ‘On hold’ zetten en het aan menselijk ingrijpen overlaten om er achter te komen of de klant haar geld terug wil of wil wachten op de hernieuwde verschijning van de titel.
Om dit soort ongewenste NUIT-berichten te voorkomen, voorziet WooCB in de mogelijkheid om de voorraad bij het Centraal Boekhuis te synchroniseren met die van de webwinkel. WooCB kan dagelijks Voorraadstand berichten ophalen en daarmee de voorraad aanpassen waar Woocommerce vanuit gaat. Op die manier kan Woocommerce voorkomen dat producten worden verkocht die bij CB zijn uitverkocht.
Om ervoor te zorgen dat de online boekwinkel een actueel aanbod biedt, leest WooCB desgewenst ook de ONIX berichten in die door CB regelmatig worden klaargezet. Als in die berichten titels voorkomen die nog niet voorkomen in de Woocommerce webwinkel, dan kan WooCB desgewenst die Woocommerce producten geautomatiseerd aanmaken: titel, auteur, samenvatting, prijs en omslagafbeelding worden uit het ONIX bestand gehaald en gebruikt om een Woocommerce product aan te maken. Op die manier is het winkelaanbod automatisch up-to-date.
Ook als een boek niet langer leverbaar is, wordt dit in het ONIX bestand gemeld. Op die manier kan WooCB er ook met behulp van ONIX bestanden voor zorgen dat de kans op mislukte bestellingen minimaal is.
WooCB staat overigens ook toe dat een bestelling eboeken bevat. Ook die kan WooCB afhandelen maar op een andere manier: als de eboeken betaald zijn, kan gelijk een link bij eBoekhuis worden opgehaald waarmee de klant het eboek kan downloaden. Die link kan onmiddellijk naar de klant worden gestuurd. Woocommerce stuurt deze downloadlinks standaard mee met de bevestigingsmail van de klantbestelling.
Van het gehele bestelproces bij betaalprovider, webwinkel en het Centraal Boekhuis worden aantekeningen bijhouden. Deze aantekeningen staan de winkelmanager ter beschikking in de bestelnotities van de Woocommerce bestelpagina’s.
